Voorwaarden

Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en overeenkomsten van RTechworks. Versie 1.0, oktober 2026.

Artikel 1. Definities

In deze voorwaarden betekenen de volgende begrippen:

1. RTechworks: de eenmanszaak RTechworks, met de gegevens hierboven.
2. Opdrachtgever: de onderneming die met RTechworks een overeenkomst sluit, of daarover een offerte ontvangt.
3. Overeenkomst: de afspraak tussen RTechworks en Opdrachtgever, vastgelegd in een geaccepteerde offerte, inclusief deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst.
4. Chatbot: de AI-chatbot die RTechworks voor Opdrachtgever bouwt en host, inclusief de instellingen, instructies en koppelingen.
5. Dienst: het bouwen, hosten, onderhouden en ondersteunen van de Chatbot, en de andere werkzaamheden uit de offerte.
6. Pakket: het abonnement (Basis, Groei, Compleet of Maatwerk) zoals omschreven in de offerte.
7. Content: alle informatie die Opdrachtgever aanlevert, zoals teksten, prijzen, documenten, afbeeldingen en huisstijl.
8. Gesprek: een reeks berichten tussen één bezoeker en de Chatbot binnen één sessie.
9. Werkdag: maandag tot en met vrijdag, behalve algemeen erkende Nederlandse feestdagen.
10. Schriftelijk: per brief of per e-mail.

Artikel 2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, overeenkomsten en werkzaamheden van RTechworks.
2. RTechworks werkt uitsluitend voor ondernemers die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. RTechworks sluit geen overeenkomsten met consumenten.
3. De algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing. RTechworks wijst die uitdrukkelijk van de hand.
4. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als ze Schriftelijk zijn afgesproken. Bij strijd tussen de offerte en deze voorwaarden gaat de offerte voor.
5. De verwerkersovereenkomst is onderdeel van de Overeenkomst. Bij strijd over de verwerking van persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.
6. Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

Artikel 3. Offertes en totstandkoming

1. Offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig na de datum op de offerte, tenzij de offerte iets anders vermeldt.
2. De Overeenkomst komt tot stand zodra Opdrachtgever de offerte Schriftelijk accepteert, door ondertekening of door een akkoord per e-mail. Met de acceptatie bevestigt Opdrachtgever dat hij deze voorwaarden en de verwerkersovereenkomst heeft ontvangen.
3. Kennelijke vergissingen of fouten in een offerte binden RTechworks niet.
4. Een offerte is gebaseerd op de informatie van Opdrachtgever. Blijkt die onjuist of onvolledig, dan mag RTechworks na overleg de prijs of planning aanpassen.
5. Werk dat niet in de offerte staat, valt niet onder de Overeenkomst. Extra werk voert RTechworks alleen uit na een Schriftelijke opdracht, tegen een vooraf afgesproken prijs.

Artikel 4. Uitvoering van de Dienst

1. RTechworks voert de Dienst uit naar beste inzicht en vermogen. Dit is een inspanningsverplichting, geen resultaatsverplichting.
2. De Chatbot werkt met AI-technologie die zelf antwoorden formuleert. Ook bij een zorgvuldige inrichting kan de Chatbot een onjuist, onvolledig of onverwacht antwoord geven. RTechworks garandeert niet dat antwoorden altijd juist zijn.
3. Genoemde termijnen, zoals een livegang binnen twee weken, zijn streeftermijnen en geen fatale termijnen. Een termijn begint pas als RTechworks de benodigde Content en de eerste betaling heeft ontvangen.
4. Overschrijding van een termijn geeft Opdrachtgever pas recht op ontbinding als RTechworks na een Schriftelijke ingebrekestelling, met een redelijke termijn, nog niet heeft geleverd.
5. Vóór livegang ontvangt Opdrachtgever een testlink. Opdrachtgever geeft binnen 10 Werkdagen feedback. Reageert Opdrachtgever niet binnen die termijn, of neemt hij de Chatbot in gebruik, dan geldt de Chatbot als goedgekeurd.
6. RTechworks mag derden inschakelen voor de Dienst, zoals hostingpartijen en aanbieders van AI-modellen. De verwerkersovereenkomst noemt deze partijen.
7. De Chatbot laat bezoekers weten dat zij met een AI-systeem praten. Opdrachtgever verwijdert of verbergt deze vermelding niet.
8. RTechworks mag in de Chatbot een kleine vermelding “powered by RTechworks” tonen, tenzij Schriftelijk anders is afgesproken.

Artikel 5. Verplichtingen van Opdrachtgever

1. Opdrachtgever levert alle Content op tijd, juist en volledig aan. Wijzigingen, zoals nieuwe prijzen of openingstijden, geeft Opdrachtgever op tijd door.
2. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de Content. Tijdens het testen controleert Opdrachtgever of de Chatbot het bedrijf juist weergeeft.
3. Opdrachtgever garandeert dat de Content geen rechten van derden schendt en niet onrechtmatig is. Opdrachtgever vrijwaart RTechworks voor aanspraken van derden hierover.
4. Opdrachtgever zorgt dat de Chatbot op de eigen website geplaatst kan worden. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor die website en informeert bezoekers in de eigen privacyverklaring over het gebruik van de Chatbot.
5. Opdrachtgever blijft zelf verantwoordelijk voor afspraken met de eigen klanten, ook als die voortkomen uit een Gesprek met de Chatbot. Opdrachtgever controleert de aanvragen en afspraken die de Chatbot doorstuurt.
6. Opdrachtgever gebruikt de Chatbot niet voor onrechtmatige doeleinden en probeert de beveiliging ervan niet te omzeilen.
7. Komt Opdrachtgever deze verplichtingen niet na, dan mag RTechworks de uitvoering opschorten en de extra kosten die daardoor ontstaan in rekening brengen.

Artikel 6. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn in euro’s en exclusief btw.
2. De opstartkosten worden in twee delen gefactureerd: 50% bij acceptatie van de offerte en 50% bij livegang. RTechworks begint met bouwen zodra het eerste deel is betaald.
3. Het maandbedrag gaat in op de dag van livegang en wordt vooraf per kalendermaand gefactureerd. De eerste, gedeeltelijke maand wordt naar rato berekend.
4. Opdrachtgever betaalt binnen 14 dagen na de factuurdatum, op de rekening die op de factuur staat.
5. Betaalt Opdrachtgever niet op tijd, dan is Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim. RTechworks mag dan de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW) en de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel in rekening brengen.
6. Is een factuur 7 dagen na een betalingsherinnering nog niet betaald, dan mag RTechworks de Chatbot tijdelijk offline halen tot alles is betaald. Het maandbedrag blijft in die periode verschuldigd.
7. RTechworks mag het maandbedrag aanpassen met een Schriftelijke aankondiging van ten minste 2 maanden. Opdrachtgever mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.
8. Bezwaar tegen een factuur meldt Opdrachtgever Schriftelijk binnen 14 dagen na de factuurdatum. Het niet-betwiste deel betaalt Opdrachtgever op tijd.
9. Opdrachtgever mag bedragen die hij aan RTechworks verschuldigd is niet verrekenen met vorderingen op RTechworks.

Artikel 7. Looptijd en opzegging

1. De Overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd en gaat in op de dag van acceptatie van de offerte.
2. Beide partijen kunnen de Overeenkomst op elk moment Schriftelijk opzeggen, met een opzegtermijn van één maand. De Overeenkomst eindigt dan één maand na ontvangst van de opzegging. Het maandbedrag over de laatste, gedeeltelijke maand wordt naar rato berekend.
3. Zegt Opdrachtgever op vóór livegang, dan blijft het eerste deel van de opstartkosten verschuldigd. Al verricht werk daarboven mag RTechworks in rekening brengen, tot ten hoogste het totaal van de opstartkosten.
4. Overstappen naar een ander Pakket kan in overleg. De offerte voor het nieuwe Pakket noemt de ingangsdatum en eventuele extra opstartkosten.
5. Elke partij mag de Overeenkomst met directe ingang ontbinden als:
   • de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt, ook niet na een Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn;
   • de andere partij failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of het bedrijf beëindigt.
6. Bij opzegging of ontbinding betaalt RTechworks geen bedragen terug over de periode die al voorbij is. Al gefactureerd werk blijft verschuldigd.

Artikel 8. Wijzigingen, support en gesprekslimieten

1. Het aantal wijzigingsrondes per maand staat bij het Pakket in de offerte. Een wijzigingsronde is één verzoek, in één keer aangeleverd, met een of meer kleine aanpassingen. Niet gebruikte rondes vervallen aan het einde van de maand.
2. Bij het Pakket Compleet zijn kleine wijzigingen onbeperkt, op basis van redelijk gebruik. Een kleine wijziging is een aanpassing van bestaande Content of instructies die doorgaans niet meer dan 30 minuten werk kost.
3. Grote wijzigingen vallen niet onder het maandbedrag. Voorbeelden zijn nieuwe functies, nieuwe koppelingen, extra talen buiten het Pakket en het opnieuw opbouwen van de Chatbot. Hiervoor maakt RTechworks een aparte offerte.
4. Opdrachtgever meldt problemen per e-mail. RTechworks reageert op Werkdagen binnen de reactietijd van het Pakket. De reactietijd is de tijd tot een eerste inhoudelijke reactie, niet de tijd tot de oplossing.
5. Elk Pakket heeft een maximum aantal Gesprekken per maand. Wordt dat overschreden, dan blijft de Chatbot werken en neemt RTechworks contact op om samen een passend Pakket te kiezen.
6. Wordt het maximum twee maanden achter elkaar overschreden en komen partijen er samen niet uit, dan mag RTechworks het maandbedrag van het eerstvolgende passende Pakket in rekening brengen. RTechworks meldt dit ten minste 14 dagen vooraf. Opdrachtgever mag de Overeenkomst dan opzeggen tegen de ingangsdatum.
7. RTechworks mag technische maatregelen nemen om de Chatbot tegen misbruik te beschermen, zoals het beperken of blokkeren van verdacht verkeer.

Artikel 9. Beschikbaarheid en derden

1. RTechworks streeft naar een goede beschikbaarheid van de Chatbot, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
2. De Dienst maakt gebruik van diensten van derden, zoals hosting, aanbieders van AI-modellen en netwerk- en beveiligingsdiensten. Storingen, wijzigingen of beperkingen bij die partijen vallen buiten de invloed van RTechworks.
3. RTechworks mag de Chatbot tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. RTechworks doet dit zoveel mogelijk buiten kantoortijden en meldt gepland onderhoud zo mogelijk vooraf.
4. Wijzigt of stopt een derde partij een dienst die RTechworks gebruikt, dan mag RTechworks overstappen op een gelijkwaardig alternatief. Raakt dit de verwerking van persoonsgegevens, dan volgt RTechworks de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

Artikel 10. Intellectueel eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Chatbot blijven bij RTechworks. Dit geldt ook voor de werkwijze, instructies, flows, configuraties, code en documentatie van RTechworks.
2. Opdrachtgever krijgt voor de duur van de Overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Chatbot op de afgesproken website(s) te gebruiken.
3. De rechten op de Content blijven bij Opdrachtgever. Opdrachtgever geeft RTechworks toestemming de Content te gebruiken voor zover dat nodig is voor de Dienst.
4. RTechworks mag de naam en het logo van Opdrachtgever als referentie noemen, bijvoorbeeld op de eigen website. Wil Opdrachtgever dat niet, dan laat hij dat Schriftelijk weten.
5. RTechworks mag de kennis en ervaring die bij de Dienst is opgedaan gebruiken voor andere opdrachten, zonder daarbij vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever te gebruiken.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

1. De aansprakelijkheid van RTechworks is beperkt tot directe schade, en tot ten hoogste het bedrag (exclusief btw) dat Opdrachtgever in de 6 maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis aan RTechworks heeft betaald.
2. RTechworks is niet aansprakelijk voor indirecte schade. Daaronder valt onder meer gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet of klanten, reputatieschade, verlies van gegevens en schade door bedrijfsstagnatie.
3. RTechworks is daarnaast niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:
   • onjuiste of onvolledige Content van Opdrachtgever;
   • het niet of niet op tijd opvolgen door Opdrachtgever van aanvragen of afspraken die de Chatbot doorstuurt;
   • storingen of wijzigingen bij derden zoals bedoeld in artikel 9;
   • misbruik van de Chatbot door bezoekers of andere derden;
   • wijzigingen die Opdrachtgever of een derde aan de website van Opdrachtgever aanbrengt.
4. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van RTechworks.
5. Opdrachtgever meldt schade zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking, Schriftelijk aan RTechworks. Een vordering vervalt 12 maanden nadat Opdrachtgever bekend werd met de schade.
6. Opdrachtgever vrijwaart RTechworks voor aanspraken van derden, waaronder bezoekers van de website, die verband houden met het gebruik van de Chatbot door Opdrachtgever. Dit geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van RTechworks.

Artikel 12. Overmacht

1. RTechworks is niet aansprakelijk als zij haar verplichtingen niet kan nakomen door overmacht. Overmacht is een omstandigheid buiten de invloed van RTechworks, zoals:
   • storingen of uitval bij hosting, aanbieders van AI-modellen, internet of stroom;
   • cyberaanvallen en andere digitale inbraken, ondanks redelijke beveiliging;
   • overheidsmaatregelen;
   • ziekte van de eigenaar van RTechworks.
2. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van RTechworks opgeschort. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder schadevergoeding.
3. Wat RTechworks vóór of tijdens de overmacht al heeft geleverd, betaalt Opdrachtgever gewoon.

Artikel 13. Geheimhouding en persoonsgegevens

1. Beide partijen houden vertrouwelijke informatie van de ander geheim, ook na het einde van de Overeenkomst. Informatie is vertrouwelijk als dat is aangegeven of als dat uit de aard van de informatie blijkt.
2. RTechworks verwerkt bij de Dienst persoonsgegevens namens Opdrachtgever. RTechworks is daarbij verwerker en Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover staan in de verwerkersovereenkomst.
3. RTechworks gebruikt de Content en de Gesprekken alleen voor de Dienst aan Opdrachtgever, en niet voor eigen doeleinden.
4. Opdrachtgever informeert de bezoekers van de eigen website over het gebruik van de Chatbot, bijvoorbeeld in de eigen privacyverklaring.

Artikel 14. Einde van de Overeenkomst

1. Bij het einde van de Overeenkomst haalt RTechworks de Chatbot uiterlijk op de einddatum offline. Het gebruiksrecht van Opdrachtgever vervalt en Opdrachtgever verwijdert de code van de Chatbot van de eigen website.
2. Vraagt Opdrachtgever daar vóór de einddatum om, dan levert RTechworks binnen 14 dagen na de einddatum de Content en de bewaarde Gesprekken terug, in een gangbaar bestandsformaat.
3. Binnen 30 dagen na de einddatum verwijdert RTechworks de Content en de persoonsgegevens van Opdrachtgever. Dit geldt niet voor gegevens die RTechworks wettelijk moet bewaren, zoals facturen.
4. De instructies, flows en configuraties van de Chatbot blijven eigendom van RTechworks en worden niet overgedragen.
5. Bepalingen die naar hun aard ook na het einde blijven gelden, zoals aansprakelijkheid, geheimhouding en intellectueel eigendom, blijven van kracht.

Artikel 15. Wijziging, toepasselijk recht en geschillen

1. RTechworks mag deze voorwaarden wijzigen. RTechworks kondigt een wijziging ten minste één maand vooraf Schriftelijk aan. Gaat Opdrachtgever niet akkoord, dan mag hij de Overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
2. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
3. Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement waar RTechworks is gevestigd exclusief bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
4. Bestaat er een vertaling van deze voorwaarden, dan geldt bij verschil de Nederlandse tekst.